Ako upravljate računima na društvenim mrežama za klijente, brend ili organizaciju, sigurno ste osjetili tu mješavinu kaos, žurbe u zadnji čas i beskrajna odobrenjaIdeje koje se rađaju jake i umiru u nizu e-mailova, objave koje ostaju na čekanju jer ih "netko mora pregledati" i kampanje koje gube zamah zbog loše postavljenih procesa.
Dobra vijest je da ovaj poremećaj nije neizbježan. S dobro osmišljen tijek odobravanja na društvenim mrežama Možete prijeći s traženja "OK" od šefova i klijenata na jasan, brz i kontroliran sustav u kojem svatko zna što mora učiniti, kada i s kojim alatom. Vidjet ćemo, korak po korak i vrlo detaljno, kako postaviti ovaj sustav koristeći sve što znamo o najboljim praksama, tržišnim alatima i stvarnom iskustvu timova koji su već prošli kroz to.
Što je točno tok odobravanja na društvenim mrežama?
Tok odobravanja na društvenim mrežama je skup koraka, ljudi i alata To uključuje sve uključene od trenutka kada netko predloži ideju za sadržaj do trenutka kada se ta objava objavi (ili odbaci) na profilima brenda. Također uključuje tko stvara, tko pregledava, tko odobrava i kako se cijeli proces koordinira.
U praksi to znači da prije nego što kliknete "objavi" ili "zakaži", sadržaj prolazi kroz prikladne osobe koje će to potvrditiInterni tim, marketinški menadžeri, pravni odjel ili sam klijent, ovisno o vrsti organizacije. Ništa se ne prenosi na društvene mreže "intuicijom" bez prethodno dogovorenog pregleda.
U agencijama je ovaj proces odobravanja obično složeniji jer u igru dolazi klijentska strana: interne dionike klijenta s pravom glasa i glasaOdjeli koji žele pregledati poruke o "svom" području i menadžeri koji žele vidjeti sve prije nego što bude poslano. Ako se ne upravlja dobro, ovo postaje trajno usko grlo.
Svaka tvrtka konfigurira svoj sustav na svoj način, ali gotovo svi procesi odobravanja sadržaja na društvenim mrežama dijele neke zajedničke značajke. osnovni radni blokovi koje se uvijek ponavljaju, s više ili manje slojeva.
Ključne komponente procesa odobravanja
Kada analizirate bilo koji radni tijek odobravanja, pronalazite prilično jasan slijed faza koje, bilo u osnovnoj proračunskoj tablici ili naprednoj platformi, uvijek pokrivaju iste stvari. trenuci ciklusa sadržaja.
Potpuni proces odobravanja za društvene mreže obično uključuje ove glavne komponente: planiranje, stvaranje, pregled, ispravke i objavljivanjeRazlika između učinkovitog i paklenog sustava obično leži u tome kako su te faze povezane i tko je uključen u svaki korak.
Planiranje sadržaja. Ovdje se definiraju kampanje, teme, ciljevi i učestalost objavljivanja. Ovdje se finalizira sadržaj, uključujući kanale koje treba koristiti, ton i približne datume, pretvarajući strategiju u konkretan plan. realističan kalendar sadržaja.
Stvaranje sadržaja. U ovoj fazi, pisci, dizajneri i urednici pretvaraju koncepte u konkretne dijelove: tekst, grafiku, videozapise, vrtuljke, priče itd. Ključno je da sve to slijedi smjernice za brend i zahtjevi platforme.
Pregled sadržaja. Nakon što su dijelovi spremni, dijele se s ljudima koji trebaju dati povratne informacije: voditeljima društvenih mreža, voditeljima marketinga, drugim uključenim odjelima ili samim klijentom. Pregledavaju se poruka, ton, točnost informacija i potencijalne povratne informacije. reputacijski rizici ili legalno.
Pregled promjena. Nakon prikupljenih povratnih informacija, kreativni tim vrši prilagodbe i ponovno priprema dijelove za drugi i konačni pregledSadržaj bi ovdje trebao biti zatvoren osim u vrlo iznimnim slučajevima.
Programiranje i izdavaštvo. Nakon odobrenja, tim za društvene mreže zakazuje objavu sadržaja u specijaliziranom alatu za automatsko objavljivanje na definirane datume i vremena ili ga pokreće ručno ako se radi o sadržaju osjetljivom na kontekst.
Vrste tijekova rada za odobravanje: od fleksibilnih do ultra-kontroliranih
Nisu svim timovima potrebne iste razine kontrole. Ovisno o veličini organizacije, industriji ili razini rizika, tijek rada za odobravanje na društvenim mrežama može varirati od nečeg laganog i gotovo opcionalnog do složenog procesa. višerazinski marketing s nekoliko potrebnih potpisa.
Odabir prave vrste odobrenja je ključan: previše labavo i pogreške se provlače; previše kruto i Ubijaš brzinu i kreativnostOvo su najčešći modeli koji se već koriste u profesionalnim alatima.
Neobavezna odobrenja. Sadržaj se kreira i zakazuje bez formalnog odobrenja, ali određeni menadžeri imaju mogućnost pregledati ga kad god žele. To je korisno u malim timovima s visoko samopouzdanje i jasne stilske smjernice.
Obavezna odobrenja. Nijedan članak nije objavljen bez da određena osoba (voditelj društvenih mreža, voditelj brenda ili klijent) klikne gumb "prihvati". Idealno je kada brend treba stroga kontrola poruka ili pri radu sa zahtjevnim klijentima.
Višestepena odobrenja. Sadržaj prolazi interni pregled (npr. od strane stratega i pravnog odjela) prije slanja klijentu ili drugom menadžeru. To je vrlo korisno za složene kampanje, regulirane sektore ili velike tvrtke s mnogo internih interesa.
Automatska odobrenja. Prema određenim unaprijed definiranim pravilima (vrste sadržaja, količine, neosjetljive teme), objave se označavaju kao odobrene ako nitko ne komentira unutar utvrđenog vremenskog okvira. Ovaj model pomaže pojednostaviti velike količine sadržaja bez gubitka kontrole.
Osmislite postupni tijek rada za odobrenje
Postavljanje dobrog tijeka odobravanja na društvenim mrežama nije samo odabir alata: uključuje definiranje uloge, pravila, vremena i kontrolne točke unutar vašeg procesa sadržaja. Ideja je da svi znaju što treba učiniti, kada i kako se odobrenja uklapaju u svakodnevno poslovanje.
Zatim ćete vidjeti dizajn dijagrama toka Vrlo je sveobuhvatan i možete ga prilagoditi svojoj stvarnosti: bilo da ste sami s pripravnikom ili upravljate timom za društvene mreže za veliku organizaciju s više odjela i uključenim internim klijentima.
1. Odredite ključne ljude i njihove uloge
Prvo je odlučiti tko ulazi u igru i u kojem svojstvu. Tipična greška je dopuštanje Previše ljudi iznosi svoja mišljenja bez jasne uloge., što pokreće niz promjena i usporava cijeli sustav.
U zdravom procesu odobravanja korisno je definirati uloge poput ovih, iako se nazivi mogu razlikovati ovisno o tvrtki: kreatori, stratezi, donositelji odluka, izdavači i upravitelji zajednice.
Kreatori sadržaja. Pisci, dizajneri, snimatelji videa i svi ostali uključeni u izradu objava, priča, videoreportaža, video vrtuljaka itd. odgovorni su za osiguravanje da sadržaj ispunjava upute, ton i tehničke specifikacije.
Stratezi sadržaja. Oni su ti koji povezuju publikacije s poslovnim ciljevima i cjelokupnom strategijom brenda. Oni osiguravaju da ono što se objavi Ima smisla unutar kampanje i prodajnog tokaI nisu to samo izolirani događaji.
Donositelji odluka (klijent ili šefovi). Idealno bi bilo da jedna ili najviše dvije osobe centraliziraju povratne informacije na svojoj strani. Na primjer, voditelj marketinga za klijente ili direktor komunikacija koji bi slao konsolidirani komentari, a ne 10 odvojenih e-poruka.
Oni koji su odgovorni za objavu. Obično su to asistenti ili menadžeri za društvene mreže koji su odgovorni za planiranje i pokretanje odobrenog sadržaja, poštujući rasporede i formate. Moraju dobro poznavati alat za objavljivanje i njegove dozvole.
Upravitelji zajednice. Iako ne sudjeluju uvijek u procesu prethodnog odobrenja, potrebna im je vidljivost kako bi prilagodili moderiranje, pripremili standardne odgovore i identificirali potencijalne rizike komentara povezanih s novim objavama.
2. Definirajte koje prekretnice zahtijevaju obvezno odobrenje
Kad znate tko igra, vrijeme je za odluku. u kojim točno trenucima tijeka rada Morate dignuti ruku i tražiti odobrenje. Nema smisla pregledavati svaki pojedini zadatak; razumno je postaviti jasne kontrolne točke.
Ako pogledate tipičan životni ciklus sadržaja, vidjet ćete da odobrenje obično najbolje odgovara završnoj fazi stvaranja, kada već imate dovoljno zreli tekstualni i vizualni resursi kako bi netko mogao prosuditi cjelinu.
Osnovna ruta bi izgledala otprilike ovako: ideja → kalendar → vizualna produkcija → pisanje → zajednički podnesak na recenzijuŠto bolje grupirate sadržaj u skupine (na primjer, cijeli sljedeći mjesec), to će proces biti učinkovitiji.
Ključno je imati vrlo jasnu sliku o tome koliko je vremena potrebno vašem timu od početnog brifinga do pripreme publikacija za odobrenje. To vam omogućuje da... dati realne rokove recenzentima i izbjegavati uska grla koja bi mogla ugroziti raspored.
Nadalje, ova vremenska karta daje vam iskren pregled kapaciteta vašeg tima: počevši od toga za koliko klijenata ili poslovnih linija trebate pojačanja i kada. Vrijedi uključiti nove ljude ili alate U sustav.
3. Postavite jasne rokove za pregled (i osigurajte njihovo poštivanje)
Proces odobravanja koji ne definira vremenske rokove na kraju postaje čistilište vječnih nacrtaDa bi sadržaj bio objavljen na vrijeme, rokovi za recenziju moraju biti vrlo dobro komunicirani i poštovani.
Uobičajena praksa je davanje, na primjer, 24-48 sati kako bi klijenti ili menadžeri mogli pregledati materijale nakon što ih prime. Ako ne odgovore u dogovorenom roku, možete uspostaviti pravila poput automatskog odobrenja ili promjene rasporeda sadržaja.
Ključno je da svi razumiju utjecaj kašnjenja: objave koje se uklanjaju, kampanje koje skreću s puta i rezultati koji pate. Izravan razgovor o tome pomaže recenzentima. shvatite rokove ozbiljno i ne gledaj na to kao na "nešto sporedne prirode".
U internim procesima također je korisno mjeriti koliko dugo traje svaka faza: stvaranje, prvi pregled, prilagodbe, drugi pregled… Na taj način možete otkriti gdje vam se tijek rada stvarno zaglavljuje (Je li to dizajn? Je li to legalno? Je li to odgovornost klijenta?)
Za sadržaj koji je izuzetno vremenski osjetljiv (vijesti, trendovi, krizna komunikacija), vrijedi imati krug ekspresnog odobrenja s jednim ili dva donositelja odluka i puno kraćim vremenskim okvirima.
4. Odaberite pravi alat za odobravanje
Pokušaj upravljanja odobravanjem sadržaja isključivo putem e-pošte, proračunskih tablica i raspršenih chatova recept je za izgubljene verzije, pomiješane komentare i objaviti nešto što nitko zapravo nije odobrioOvdje specijalizirani alati mijenjaju pravila igre.
Danas postoji nekoliko platformi za upravljanje društvenim mrežama koje integriraju planiranje, stvaranje, suradnju i odobravanje u jedinstveno okruženje, s dozvolama temeljenim na ulogama, kontekstualnim komentarima i ažuriranjima statusa za svaku objavu. Automatsko zakazivanje nakon odobrenja.
Alati poput Sked Sociala, Metricoola, ZoomSpherea, Fanpage Karme i Buzzmonitora razvili su manje-više napredne tijekove rada za odobravanje, posebno dizajnirane za agencije, interne timove društvenih medija i brendove s više uključenih suradnika.
Cilj ovih rješenja je osloboditi vas žongliranja s Excelom, WhatsAppom, Google dokumentima i beskrajnim sastancima. Umjesto toga, svi se prijavljuju na jedan kalendar i središnja pločagdje možete vidjeti što je odobreno, što je na čekanju, tko to mora pregledati i koji su komentari ostavljeni.
U mnogim slučajevima možete pozvati i vanjske recenzente (klijente, menadžere iz drugih odjela) bez potrebe da im date puni pristup računu ili dijelite lozinke za društvene mreže, čime ćete izbjeći sigurnosni rizici i problemi s dozvolama.
5. Pregledajte i prilagodite tijek rada kako tim raste
Tijek rada za odobravanje nije nešto što jednom osmislite i ostavite kakvo jest. Kako se vaše poslovanje, vaša baza klijenata ili vaš interni tim razvijaju, tako se razvijaju i vaši tijekovi rada za odobravanje. potrebe kontrole, uska grla i točke trenja.
Zato je preporučljivo provesti, barem tromjesečno, kratki pregled procesa sa svima uključenima: koji dijelovi dobro funkcioniraju, gdje stvari zastaju, koji se zadaci mogu automatizirati i koje bi uloge trebalo redefinirati.
Ponekad je prilagodba jednostavna kao dodavanje još jedne osobe u dizajn, preraspodjelom tko što odobrava ili ograničavanjem broja odjela koji pregledavaju sadržaj koji ih zapravo ne utječe toliko.
Važno je održati fleksibilan stav i shvatiti da je tijek rada odobrenja alat za objavljujte bolji i brži sadržajne sveta birokracija koja se ne može dotaknuti.
Ako radite s klijentima, vrlo je korisno proaktivno ih pitati smatraju li trenutni sustav ugodnim, što ih frustrira i što bi poboljšalo njihovo iskustvo. Ovi razgovori, kada se dobro provedu, Oni jačaju dugoročni odnos i pomažu vam da se pozicionirate kao strateški partner, a ne samo kao "onaj koji upravlja društvenim mrežama".
Prave prednosti dobrog tijeka rada za odobravanje
Osim što zvuči "organizirano", dobro osmišljen tijek rada za odobravanje ima izravan utjecaj na rezultati, troškovi, kreativna kvaliteta i odnos s kupcimaNe radi se samo o izbjegavanju pogrešaka: radi se o boljem radu s manje truda.
Jedna od velikih prednosti je objavljivanje sadržaja. prema planiranom rasporeduNešto što se čini osnovnim, ali u mnogim timovima postaje gotovo nemoguće zbog beskrajnih revizija i promjena u zadnji čas.
Još jedan snažan utjecaj je na suradnju: kada je svima jasno koja je njihova uloga i kada je sustav povratnih informacija organiziran, veliki dio napetost i unutarnja buka što obično prati produkciju kampanja.
I možda najpodcijenjenije: dobra struktura odobravanja uvelike poboljšava kvalitetu komunikacijeManje beskorisnih obavijesti, manje nizova od 30 poruka, manje zbrke oko verzija. Sve to oslobađa vrijeme i energiju za bolje razmišljanje o sadržaju.
Kako se broj klijenata ili poslovnih linija povećava, te se prednosti množe: bez čvrstog tijeka rada, tim se zaglavi u mikrozadacima, a društveni mediji postaju stalni izvor stresa umjesto strateškog kanala.
Kako pojednostaviti odobrenja uz pomoć uvodnih kompleta i vizualnih kalendara
Jedan od ključnih trenutaka za funkcioniranje odobrenja je početak rada s novim klijentom ili internim timom. Ako od početka jasno ne definirate proces, kasnije će se pojaviti problemi. nesporazumi, neispunjena očekivanja i sukobi o tome tko što odlučuje.
Stoga su postavljanje dobrog sustava za uvođenje u posao i rad s dijeljenim vizualnim kalendarima dvije vrlo moćne taktike za osiguranje glatkog tijeka odobrenja od prvog dana, bez potrebe za "gasenjem požara" svaki mjesec.
1. Izradite uvodni komplet koji objašnjava proces
Priprema paketa dobrodošlice ili dosjea za svakog novog klijenta ili interni odjel pomaže u usklađivanju očekivanja od samog početka. Ovaj dokument treba jasno objasniti jasno, pristupačno i bez žargona kako ćete surađivati.
Dobra je ideja uključiti kratki uvod u tim, tko što radi, kako svaka osoba komunicira i što klijent može očekivati u smislu vremena odziva, učestalosti izvještavanja i opseg mrežnih usluga.
Također je preporučljivo detaljno opisati opće planove i vremenske rokove: koliko će se mjesečnih objava objavljivati, koje su mreže uključene, kako su kampanje organizirane i s čime Rasporedi sadržaja bit će predstavljeni određenim tempom.
Ako koristite alat za suradnju (poput Sked Sociala ili nečeg sličnog), iskoristite prednosti kompleta kako biste korisnike naučili kako se prijaviti, što svaki korisnik može vidjeti, gdje se objave odobravaju i kako ostavljati komentare bez potrebe... izgubiti se među izbornicima i obavijestima.
Konačno, ključno je dokumentirati proces odobravanja malim vizualnim pregledom: koraci, standardni vremenski okviri, uloge svake strane, utjecaj kašnjenja i osnovna pravila (npr. maksimalno dva kruga strukturiranih promjena).
2. Koristite dijeljeni kalendar vizualnog sadržaja
Upravljanje datumima, kampanjama i formatima bez kalendarskog prikaza poziv je u kaos. Vizualni planer omogućuje vam da na prvi pogled vidite što je svakog dana, koje se kampanje preklapaju i gdje imate praznine ili zasićenost.
Mnogi alati društvenih medija uključuju kalendar s funkcijom "povuci i ispusti" gdje možete povlačiti objave, mijenjati rasporede, dodavati oznake po kampanji i vizualizirajte kreativne materijale i kopirajte ih zajednoZbog toga je proces recenzije mnogo intuitivniji za svakog recenzenta.
Kada klijenti ili menadžeri vide sadržaj u formatu gotovo identičnom onome kako će se pojaviti u feedu, lakše im je dati korisne povratne informacije: komentiraju redoslijed objava, ravnotežu između promotivnih i vrijednosnih dijelova ili vizualnu konzistentnost.
Nadalje, davanje kontroliranog pristupa ovom rasporedu vanjskim recenzentima omogućuje im praćenje napretka u stvarnom vremenu bez potrebe za vašom prisutnošću. prosljeđivanje snimaka zaslona ili PowerPoint prezentacija Svaka dva za tri.
S ovom vrstom sustava možete čak i zakazati sadržaj u stanju "čekanja odobrenja" i alat će ga automatski pokrenuti nakon što dobije odobrenje, zatvarajući cijeli ciklus od ideje do objave.
3. Postavite jasna ograničenja broja revizija
Jedan od najvećih gubitaka vremena u bilo kojem tijeku odobravanja su beskrajne revizije: beskrajno pregovaranje naprijed-natrag, manje promjene zbog osobnog ukusa i kontradiktorne poruke između nekoliko recenzenata.
Rješenje uključuje unaprijed definiranje koliko je krugova promjena prihvatljivo po dijelu ili seriji sadržaja. Na primjer: početni pregled temeljnih prilagodbi (poruka, pristup, strateško pristajanje) i drugi krug za poliranje detalja i zatvaranje.
Kada svi znaju da je broj recenzija ograničen, skloniji su bolje usmjeriti svoje komentare: ulažu više truda u pažljivo razmišljanje o tome što žele promijeniti i Izbjegavajte slanje nasumičnih prijedloga svake dvije minute.
Nadalje, jasno navođenje da sve dodatne izmjene izvan tih rundi mogu uključivati promjene u rokovima ili troškovima pomaže u osiguravanju poštivanja procesa i Ne dopusti da postane sito za hirove.
4. Automatizirajte repetitivne zadatke i usredotočite se na kreativne
Nema smisla da viši menadžer društvenih medija troši vrijeme na dobivanje odobrenja ili ručno ažuriranje statusa u proračunskoj tablici. Sve ostalo... podsjetnici, promjene statusa, obavijesti i rasporedi Trebalo bi ga što više automatizirati.
Moderni alati za upravljanje društvenim mrežama omogućuju uspostavljanje automatiziranih tijekova rada: kada kreator završi objavu, status se mijenja u "Spremno za pregled" i recenzent prima obavijest; kada recenzent odobri, sadržaj se automatski premješta na „Odobreno za objavu“ i planirano je.
Također je moguće postaviti pravila tako da se određene vrste sadržaja (na primjer, ponavljajuće, sigurne informativne objave) automatski odobravaju ako nitko ne komentira unutar određenog vremenskog okvira, smanjujući količinu ručnih zadataka.
Automatizacijom ovih dijelova oslobađate vrijeme za ono što zaista zahtijeva ljudsku stručnost: pronalaženje svježih ideja, analizu podataka o performansama i uvođenje poboljšanja. kreativna kvaliteta i strategija.
Nadalje, integracija komponente izvještavanja u isti sustav (automatska tjedna ili mjesečna izvješća) omogućuje svima da vide funkcionira li tijek rada: koliko traje svaka faza, koliko se krugova pregleda u prosjeku obavi ili koje kampanje najviše zaplinju.
Primjeri tijekova rada za odobravanje i alata koji se već bave ovim pitanjem
Kako bismo sve ovo stavili u perspektivu, vrijedi pogledati kako različiti alati na tržištu pristupaju odobravanju sadržaja. Ovdje se ne radi o oglašavanju, već o razumijevanju. modeli protoka koji su već testirani I možete replicirati čak i bez tih platformi.
Neka rješenja oslanjaju se na dobro definiranu strukturu uloga, druga na ploče s zadacima, a treća na ujedinjene kalendare gdje svi rade iz istog prikaza. Ono što im je svima zajedničko jest ideja centralizirati sadržaj, komentare i status odobrenja.
Tvrtke, od globalnih platformi do alata orijentiranih na agencije, implementirale su značajke kao što su statusi objava (na čekanju, odobreno, odbijeno), uloge klijenata, recenzije putem e-pošte bez registracije i Grupna odobrenja za uštedu vremena.
U svim slučajevima, obrazac je sličan: kaotično putovanje "poslat ću ti tekst putem Slacka, dizajn putem e-pošte, a kalendar u Excelu" zamjenjuje se procesom u kojem se svaka publikacija nalazi na jednom mjestu, sa svojom poviješću, prilozima i svi komentari sortirani.
Zanimljiva nije toliko marka alata, koliko pristup: klađenje na sustav u kojem su odluke vidljive, odgovorni su jasni, a rokovi se poštuju gotovo automatski, jer sam softver gura tok naprijed.
U konačnici, ono što čini razliku između tima koji se bori s odobrenjima i onog koji ih ima pod kontrolom nije kreativni talent (koji je važan, ali nije sve), već kombinacija struktura, pametna pravila i dobro iskorišteni alati koji suradnju čine fluidnom i upravljivom.
